Secara umum banyak orang mengetahui jasa event sebagai sebuah organisasi yang bertugas untuk kelancaran sebuah acara. Namun masih banyak yang belum mengetahui tugasnya secara detail. Jasa event professional biasanya memiliki sistem kerja sistematis dan terstruktur. Tugas EO yang paling penting salah satunya yakni menyusun konsep acara. Dalam konteks ini, jasa event harus benar-benar bisa memahami keinginan dari klien. Adapun tugas EO yang jarang diketahui secara detail adalah sebagai berikut.
Merumuskan Konsep
Tahap awal yang sangat penting ini akan menentukan kelanjutan proses acara ke depannya. Jasa EO perlu melakukan diskusi dengan klien untuk mengetahui keinginan dan permintaan klien. Mulai dari tema tertentu, lokasi yang diinginkan hingga budget yang dimiliki. Setelah itu, EO akan mulai merumuskan ide acara serta memberikan referensi tempat pelaksanaannya.
Mengembangkan Konsep Menjadi Teknis Acara
Setelah konsep telah matang, selanjutnya mengembangkan menjadi teknis yang lebih detail. Misalnya terkait dekorasi ruangan, event organizer perlu mempertimbangkan warna tenda atau jenis bunga yang dipilih, alur datang serta perginya tamu, penataan tempat duduk dan katering, serta lain sebagainya.
Merencanakan Anggaran Dana
Tugas selanjutnya yakni menyusun anggaran dana menjadi beberapa pos. Tujuannya agar lebih optimal dalam pengelolaan dana dan tidak ada yang tertinggal dalam prosesnya. Biasanya beberapa pos anggaran dana yang ada pada sebuah acara, meliputi administrasi dan surat menyurat, perlengkapan dan dekorasi, panggung, dan kebutuhan acara lainnya.
Membagi Tugas dalam Beberapa Tim
Untuk menyelenggarakan sebuah acara besar tentunya tak mungkin Anda kerjakan sendiri. Anda membutuhkan tim event organizer agar acara berjalan lancar. Dalam sebuah EO biasanya terdiri dari koordinator, bendahara, tim promosi, seksi acara dan beberapa orang sebagai LO.
Pendanaan
Setelah rancangan dana serta pembagian tim, maka selanjutnya perlu mengelola pendanaan. Pada proses pengumpulan dana ini, tim keuangan dan promosi akan bekerjasama dalam pencarian sponsorship/ donatur.
Persiapan Acara
Biasanya pihak EO akan menyediakan timeline yang berbentuk excel dan dibagikan kepada pihak yang terkait. Proses persiapan ini juga tergantung dari besarnya acara. Bahkan ada yang perlu melakukan persiapan 6 bulan hingga 1 tahun sebelum acara berlangsung.
Pelaksanaan Acara
Saat hari besar tiba akan menjadi penentuan dari semua persiapan yang telah dilakukan. Banyak hal tak terduga yang mungkin terjadi saat pelaksanaan acara. Oleh karena itu, pihak jasa event harus memiliki rencana cadangan serta siap untuk mengantisipasi hal-hal yang berjalan diluar rencana.
Membuat Laporan Pertanggungjawaban
Selesai acara bukan berarti kerja EO sudah selesai. Tim EO perlu mereview kegiatan tersebut serta mempersiapkan laporan pertanggungjawaban. Baik itu kendala yang dihadapi, dan ada feedback dari klien. Review ini akan berguna dalam meningkatkan kualitas kinerja ke depannya.
Mengatur dan berkordinasi dengan vendor seperti dekorasi atau panggung, dokumentasi, MC/Host, katering, layanan teknis dan transportasi pada berbagai barang dan layanan seperti keamanan, pencahayaan, sound system, videotron, panggung, parkir, makanan dan minuman, dan item penting lainnya untuk memastikan kesuksesan dari acara.