Layanan

Penyelenggara acara atau Event Organizer (EO) bertanggung jawab untuk merencanakan, mengelola, dan mengatur acara dengan cara yang paling efisien dan hemat biaya sehingga acara bisa berjalan lancar dan sukses. Anda bisa membuat acara di berbagai kota di Indonesia seperti Jakarta, Bandung, Bogor, Jogja, Lombok, Bali dan di kota-kota lainnya.

Event organizer akan memberikan layanan berupa tim pengelola acara mulai dengan konsep, anggaran, venue, dekorasi hingga berbagai macam keperluan sebuah event. Ada banyak alasan memilih menggunakan jasa Event Organizer terpercaya, simak berikut ini.

Konsep Acara Tertata dengan Baik
Jasa event terpercaya tentunya memiliki tim yang solid serta profesional. Selain itu, memiliki pengalaman yang menjadi basis profesionalisme dalam bekerja. Sebagai tim EO, persiapan akan dimulai dari penyusunan konsep secara tertata agar bisa menjadi acuan persiapan mulai dari awal hingga akhir acara.

Memiliki Rencana Alternatif
Sebuah acara memerlukan berbagai persiapan dalam mencapai hasil sesuai keinginan. Namun, seringkali muncul berbagai macam kendala yang tidak terduga seperti adanya perubahan cuaca atau hal mendadak yang lain. Sehingga tim Event Organizer perlu menyiapkan rencana alternatif dalam mengantisipasi hal yang tak terduga. Jika Anda mengerjakan persiapan sendiri, tentu akan kesulitan dalam membuat konsep acara yang lengkap. Hal ini karena tidak ada pertimbangan dari orang lain. Sementara, dalam sebuah tim EO, selalu terbagi menjadi tim-tim kecil yang kompeten pada bidang tertentu.

Mengurangi Beban
Jika menggunakan jasa EO, maka Anda tidak perlu memikirkan mengenai penyusunan konsep acara, teknis, hingga pelaksanaan acara di hari H. Hal tersebut merupakan tanggung jawab dari jasa EO. Anda hanya perlu duduk dan meminta beberapa hal yang sekiranya masih kurang atau belum sesuai.

Memiliki Fleksibilitas
Fleksibilitas yang dimaksud tidak hanya masalah waktu, namun juga tempat. Biasanya jasa EO memiliki waktu konsultasi lebih fleksibel, bahkan ada yang menawarkan layanan 24 jam. Untuk masalah tempat juga fleksibel untuk menentukan tempat pertemuannya. Bahkan di luar kota sekalipun juga masih bisa diatur. Jasa Event Organizer biasanya memiliki fleksibilitas tinggi tergantung dari permintaan klien.

Budget Efisien
Anggaran untuk menggelar sebuah event perlu digunakan sebaik mungkin. Tanpa melakukan perencanaan anggaran yang baik, kemungkinan acara tidak berjalan lancar. Sehingga tim EO yang akan membantu Anda dalam pembuatan anggaran acara yang efisien dan tepat sasaran.

Manajemen Waktu yang Tepat
Bagi EO waktu yang terlambat menjadi kesalahan fatal dan dianggap tidak profesional. Manajemen waktu yang baik tentu akan berdampak pada kelancaran acara. Dengan menggunakan jasa EO tidak perlu ikut khawatir untuk mengurus waktu event, apalagi untuk event-event nasional berskala nasional.

Kerja Efektif
Bukan hanya menghemat biaya atau anggaran dengan perencanaan budget yang tepat, namun menggunakan jasa Event Organizer akan menghasilkan kerja yang efektif. Proses persiapan acara tetap berjalan dan Anda masih bisa melakukan pekerjaan yang lain. Tim EO Event Organizer yang akan senantiasa memberikan update perkembangan dari persiapan acara.

Memiliki Tenaga Profesional
Tim EO biasanya berasal dari orang-orang yang berpengalaman untuk mengatur sebuah acara. Keuntungan menggunakan jasa yang profesional tentu akan meminimalisir masalah-masalah yang cukup sepele. Bahkan juga akan memberikan yang terbaik karena hal tersebut akan berpengaruh terhadap penilaian agensi penyedia jasa tersebut.

Membantu Kelancaran Acara
Meski terdengar seperti promising word, namun hal tersebut menjadi alasan paling kuat perlu untuk memilih jasa EO. Setiap perusahaan atau perorangan tentu menginginkan acara yang berjalan lancar dan sampai kepada target audience. Kelancaran suatu acara menjadi hal yang paling mendasar dan wajib terlaksana oleh jasa EO. Kini Anda telah mengetahui alasan perlu memilih jasa event organizer untuk membantu kelancaran suatu acara. Jika Anda membutuhkan jasa event untuk acara, maka bisa mengunjungi impresive.id.

Mata Air Event Planner menyediakan berbagai event mulai dari, Gathering, Gala Dinner, Meeting dan Decoration.

Mata Air Event Planner menawarkan beragam paket yang bisa Anda pilih sesuai kebutuhan dan budget. Oleh karena itu, kami menyarankan Anda untuk mengetahui kebutuhan Anda terlebih dahulu. Anda bisa konsultasi dan tim support kami siap membantu Anda.

Secara umum banyak orang mengetahui jasa event sebagai sebuah organisasi yang bertugas untuk kelancaran sebuah acara. Namun masih banyak yang belum mengetahui tugasnya secara detail. Jasa event professional biasanya memiliki sistem kerja sistematis dan terstruktur. Tugas EO yang paling penting salah satunya yakni menyusun konsep acara. Dalam konteks ini, jasa event harus benar-benar bisa memahami keinginan dari klien. Adapun tugas EO yang jarang diketahui secara detail adalah sebagai berikut.

Merumuskan Konsep
Tahap awal yang sangat penting ini akan menentukan kelanjutan proses acara ke depannya. Jasa EO perlu melakukan diskusi dengan klien untuk mengetahui keinginan dan permintaan klien. Mulai dari tema tertentu, lokasi yang diinginkan hingga budget yang dimiliki. Setelah itu, EO akan mulai merumuskan ide acara serta memberikan referensi tempat pelaksanaannya.

Mengembangkan Konsep Menjadi Teknis Acara
Setelah konsep telah matang, selanjutnya mengembangkan menjadi teknis yang lebih detail. Misalnya terkait dekorasi ruangan, event organizer perlu mempertimbangkan warna tenda atau jenis bunga yang dipilih, alur datang serta perginya tamu, penataan tempat duduk dan katering, serta lain sebagainya.

Merencanakan Anggaran Dana
Tugas selanjutnya yakni menyusun anggaran dana menjadi beberapa pos. Tujuannya agar lebih optimal dalam pengelolaan dana dan tidak ada yang tertinggal dalam prosesnya. Biasanya beberapa pos anggaran dana yang ada pada sebuah acara, meliputi administrasi dan surat menyurat, perlengkapan dan dekorasi, panggung, dan kebutuhan acara lainnya.

Membagi Tugas dalam Beberapa Tim
Untuk menyelenggarakan sebuah acara besar tentunya tak mungkin Anda kerjakan sendiri. Anda membutuhkan tim event organizer agar acara berjalan lancar. Dalam sebuah EO biasanya terdiri dari koordinator, bendahara, tim promosi, seksi acara dan beberapa orang sebagai LO.

Pendanaan
Setelah rancangan dana serta pembagian tim, maka selanjutnya perlu mengelola pendanaan. Pada proses pengumpulan dana ini, tim keuangan dan promosi akan bekerjasama dalam pencarian sponsorship/ donatur.

Persiapan Acara
Biasanya pihak EO akan menyediakan timeline yang berbentuk excel dan dibagikan kepada pihak yang terkait. Proses persiapan ini juga tergantung dari besarnya acara. Bahkan ada yang perlu melakukan persiapan 6 bulan hingga 1 tahun sebelum acara berlangsung.

Pelaksanaan Acara
Saat hari besar tiba akan menjadi penentuan dari semua persiapan yang telah dilakukan. Banyak hal tak terduga yang mungkin terjadi saat pelaksanaan acara. Oleh karena itu, pihak jasa event harus memiliki rencana cadangan serta siap untuk mengantisipasi hal-hal yang berjalan diluar rencana.

Membuat Laporan Pertanggungjawaban
Selesai acara bukan berarti kerja EO sudah selesai. Tim EO perlu mereview kegiatan tersebut serta mempersiapkan laporan pertanggungjawaban. Baik itu kendala yang dihadapi, dan ada feedback dari klien. Review ini akan berguna dalam meningkatkan kualitas kinerja ke depannya.

Mengatur dan berkordinasi dengan vendor seperti dekorasi atau panggung, dokumentasi, MC/Host, katering, layanan teknis dan transportasi pada berbagai barang dan layanan seperti keamanan, pencahayaan, sound system, videotron, panggung, parkir, makanan dan minuman, dan item penting lainnya untuk memastikan kesuksesan dari acara.