Meeting adalah diskusi internal yang diikuti seluruh karyawan dengan tujuan untuk membahas suatu hal atau beberapa topik berkaitan dengan pelaksanaan tugas organisasi atau perusahaan.
Jika Anda ingin mengadakan acara meeting, tetapi masih bingung bagaimana cara mengadakannya, yuk, intip ulasannya tentang meeting berikut ini.
Tujuan Diselenggarakan Meeting
Setelah mengetahui apa itu meeting, sekarang Anda perlu tahu apa saja tujuan dari diselenggarakannya acara ini. Simak penjelasan tujuan meeting berikut ini.
1. Memperkuat Kerja Sama antara Anggota Tim dan Atasan
Manfaat meeting kantor akan membuka peluang bagi karyawan untuk berkolaborasi dan menyampaikan gagasan dalam suatu pekerjaan. Sehingga, bisa membangun kerjasama yang harmonis dan efektif.
2. Sarana Koordinasi Tugas dan Menyampaikan Informasi
meeting bisa menjadi sarana yang efektif untuk mengumumkan informasi penting kepada karyawan. Tentunya hal ini akan lebih efisien bila semua karyawan dan juga petinggi hadir dalam meeting. Sehingga, Anda tak perlu lagi mengulang hal yang sama.
3. Merumuskan Rencana Bisnis
Tujuan meeting selanjutnya bisa dimanfaatkan untuk mendiskusikan rencana bisnis untuk masa yang akan datang. Anda bisa memanfaatkan momen ini untuk meminta masukkan rencana bisnis dari peserta meeting dan membahas masalah yang sedang dialami tim maupun perusahaan.
4. Membantu Pengambilan Keputusan yang Sesuai dengan Organisasi atau Instansi
Terakhir, tujuan meeting juga bisa dijadikan untuk mengambil sebuah keputusan besar yang menyangkut perusahaan atau melibatkan banyak pihak. Dengan melibatkan karyawan, maka semua orang akan merasa didengar sekaligus mendapatkan solusi terbaik.
Persiapan Sebelum Melakukan Meeting
Perlu diadakan persiapan yang baik agar tujuan tercapai. Namun, bagaimana cara meeting yang baik dan benar? Simak tips persiapan mengadakan meeting kantor berikut ini.
1. Tentukan Topik yang akan Dibahas dalam Meeting
Meeting biasanya dilaksanakan pada hari kerja, sehingga beberapa pekerjaan pun bisa tertunda. Agar pertemuan bisa berjalan efektif dan efisien, Anda harus menentukan apa saja topik yang akan dibahas. Topik yang dibahas haruslah yang penting dan cukup mendesak.
Jika di dalam meeting tersebut anda atau orang lain akan melakukan presentasi pada sesi meeting tersebut, pastikan materi presentasi telah dipersiapkan dengan baik. Sampaikan materi yang memuat poin-poin penting untuk memperkuat gagasan pertemuan.
2. Menentukan Tujuan Meeting
meeting memiliki beragam tujuan, mulai dari mengambil keputusan penting, memecahkan masalah, atau mengumpulkan informasi. Anda harus menentukan tujuan diadakannya meeting tersebut untuk efesiensi waktu. Bila perlu, konsultasikan kepada pimpinan Anda untuk mementukan tujuan meeting.
3. Menetapkan Waktu dan Tempat Meeting
Tentukan waktu dan lokasi meeting akan berlangsung. Sesuaikanlah pemilihan ruangan pertemuan dengan jumlah peserta. Pilihlah tempat yang nyaman, sesuai budget, dan mudah diakses oleh peserta meeting. Bila Anda memutuskan untuk mengadakannya di luar kantor, maka perlu diinformasikan lokasi dan waktu yang jelas.
Sekadar tips, Anda bisa memberitahu waktu meeting 1 jam sebelum waktu sebenarnya akan dimulai agar tidak ada peserta meeting yang datang terlambat.
4. Membentuk Panitia
Dalam mempersiapkan meeting yang baik tentu tidak bisa dikerjakan hanya dengan 1 orang saja. Jadi, perlu dibentuk panitia agar persiapan yang dilakukan bisa maksimal dan efektif.
Beberapa peran yang diperlukan dalam membuat meeting, yaitu
- Pemimpin: bertugas mencetuskan ide pertemuan, tujuan, peserta meeting, dan topik yang akan dibahas.
- Fasilitator: bertugas memandu jalannya diskusi meeting, memastikan seluruh peserta mendengarkan apa yang dibahas, dan topik yang diangkat dibahas hingga tuntas.
- Sekretaris: Peran dari sekretaris adalah mencatat poin penting yang dibahas dalam pertemuan, termasuk keputusan dan kesimpulan. Selain itu, sekretaris meeting harus membagikan hasil catatannya setelah meeting kepada peserta meeting.
- Timekeeper: Pada bagian ini timekeeper berperan dalam mengatur waktu berlangsungnya meeting. Jadi, harus cermat memastikan meeting berjalan sesuai waktu yang dijadwalkan. Selain itu, time keeper bisa membantu mengoperasikan penggunaan powerpoint dan papan tulis.
- Kontributor: Perannya memberikan masukan untuk jalannya diskusi lewat presentasi ide-ide.
- Pakar: Jika memungkinkan dan memiliki budget lebih ada beberapa meeting yang mengundang expert atau pakar untuk berbagi pengetahuan tentang topik yang dibahas dalam meeting.
5. Menentukan Budget
Meeting diatur sedemikian rupa sehingga banyak kantor yang mengalokasikan budget khusus. Misalnya budget untuk membeli konsumsi, menyewa tempat, membayar expert, hingga untuk pembuatan souvenir.
6. Menetapkan Aturan Selama Meeting Berlangsung
Agar berjalan efektif dan sesuai dengan waktu yang ditentukan, sebaiknya Anda menetapkan beberapa aturan yang berlaku selama meeting kantor berjalan.
Contohnya, tidak boleh menerima telepon maupun membalas chat selama meeting, memulai dan mengakhiri meeting sesuai dengan waktu yang ditentukan, semua peserta wajib menyampaikan pendapatnya terkait topik yang dibahas, dan tidak ada yang boleh memotong pembicaraan orang lain.
7. Susun Agenda Acara
Dalam meeting biasanya bukan hanya pemaparan dari pimpinan saja hal-hal yang akan didengarkan. Namun, berikan kesempatan tanya jawab dalam momen tersebut dan batasi waktu bagi setiap orang yang ingin presentasi. Tujuannya agar pertemuannya tidak memakan waktu terlalu lama.
8. Souvenir untuk Menunjang Kegiatan Meeting
Souvenir khusus juga diperlukan dalam meeting semacam ini. Pastikan barang yang diberikan berguna dan membantu peserta saat sedang dalam kegiatan ini.