Ketika cuaca bersahabat dan cerah, ini bisa berarti musim event akan segera menjelang. Event outdoor yang paling berkesan dan berjalan sukses, umumnya harus dirancang dengan matang.
Terlebih lagi, jika Anda harus membuat event di luar ruangan (outdoor) yang mengakomodir pengunjung hingga ribuan orang. Tentunya, persiapan harus lebih detail agar berjalan lancar. Mulai dari kamar mandi portabel, hingga manajemen tim yang kompak. Yuk, coba cek beberapa hal yang perlu diingat untuk merencanakan event outdoor berikut!
1. Perizinan
Sebelum menyelenggarakan event outdoor, periksa aturan dan hukum di lokasi event. Lengkapi persyaratan yang dibutuhkan untuk mengadakan event sehingga event dapat terselenggara dengan baik dan menaati hukum yang berlaku.
2. Keselamatan
Keamanan pengisi event, vendor, dan para peserta harus menjadi bagian terpenting dalam event. Rencanakan dan atur tata letak event yang memprioritaskan keselamatan setiap orang. Termasuk menyediakan tim medis di lokasi.
3. Keamanan
Pekerjakan staf keamanan yang profesional untuk membantu mencegah dan menangani insiden yang mengancam keamanan saat event berlangsung.
4. Tiket Masuk
Penjualan tiket masuk merupakan pertimbangan nomor satu untuk event. Jadi, rencanakan secara cermat. Diskon atau potongan harga tiket akan meningkatkan minat pengunjung. Pertimbangkan untuk memakai tiket masuk berupa gelang, stempel tangan, atau sistem tiket kertas di loket.
5. Pemasaran
Pemasaran bisa menjadi hal yang penting untuk menambah kesuksesan event. Manfaatkan iklan banner di situs web yang relevan, buzzer di media sosial, atau beriklan di media lokal.
6. Daya, Penerangan, dan Air
Pastikan semua peserta event memiliki pasokan listrik dan air yang memadai untuk memenuhi kebutuhan mereka. Sediakan juga sanitasi dan kamar mandi portabel agar pengunjung event semakin nyaman.
7. Logistik
Buatlah rencana yang ideal bagi tim dan vendor untuk bisa mempersiapkan logistik saat masuk-keluar lokasi event. Termasuk mempertimbangkan rute logistik dan sarana parkir kendaraan, agar semua logistik dapat diatur dan diturunkan dengan lancar.
8. Pertimbangan Cuaca
Hal terpenting dalam event outdoor adalah cuaca. Untuk mengantisipasi hujan atau cuaca buruk, pertimbangkan sebuah tenda besar yang dapat digunakan pengunjung event berteduh. Atau, sediakan paviliun ber-AC jika ada anggaran tambahan.
Gunakan panduan di atas untuk memastikan event outdoor Anda menjadi pengalaman yang menyenangkan bagi semua pengunjung yang hadir.